1. Poziționarea rapidă și precisă: harta de distribuție geografică a întregului arhivă este stocată pe echipamentul de verificare spot-mobil, care va oferi instrucțiuni de poziționare geografică arhivelor pentru a realiza o operație rapidă de căutare și arhivare.
2. Inventar ușor: Utilizarea echipamentului de control RFID poate finaliza rapid inventarul, verificarea erorilor, rafturile și alte lucrări, reducând considerabil volumul de muncă al bibliotecarilor, în același timp poate îmbunătăți eficiența gestionării arhivelor, reduce rata de eroare atunci când se acordă împrumut și depunere.
3. Înregistrarea exactă a informațiilor despre arhive: arhivele sunt înregistrate automat de sistem de către operatori, debitori, creditori, timp de depozitare etc. pentru a preveni erorile manuale, asigurând în același timp acuratețea datelor originale ale sistemului informatic de gestionare a arhivelor și furnizând investigarea în timp real a statutului de arhivă, tipărirea rapoartelor.
4. Managementul înregistrării împrumuturilor și arhivelor în arhivele de lot: managementul arhivelor este o muncă foarte complicată, cu mai puțini manageri de arhive și mai mulți oameni care caută și împrumută arhive. Aplicarea tehnologiei RFID pentru realizarea modernizării și automatizării managementului arhivelor poate crește eficiența muncii, reducând în același timp intensitatea forței de muncă a arhiviștilor și ajută bibliotecarul să obțină creditarea automată a arhivelor de loturi și a lucrărilor de înregistrare a arhivelor.
5. Fișierele RFID stochează informația liberă: etichetele electronice au o capacitate mare de a accesa datele și de a stoca liber informații, ceea ce oferă confort pentru gestionarea informațiilor, cum ar fi atributele fișierelor.
6. Asigurarea siguranței: Managerii arhivelor ar trebui să se conecteze la sistemul de gestionare a arhivelor RFID prin autentificare înainte de a putea împrumuta și fișiere. Pentru arhivele ilegale, sistemul va da instrucțiuni de alarmă. Informațiile despre etichete pot fi, de asemenea, criptate.